Terugkoppeling geven is tweerichtingsverkeer. Je zal moeten weten hoe je het geeft, maar ook hoe je het ontvangt. Zonder daarbij in de verdediging te schieten of onbewust een ander te kwetsen. In de praktijk is dat vaak lastig.
Een Training Feedback Geven kan daarom de uitkomst bieden. Bij zo’n training leer je namelijk beiden. Hoe je terugkoppeling geeft, maar ook hoe je terugkoppeling van een ander oppakt.
Hoe zoiets eruit ziet? Nou, zo:
Feedback geven — vraag of het mag
Het eerste dat je tijdens elke training Feedback Geven leert, is vanzelfsprekend Feedback geven. Zorgvuldig natuurlijk, zonder iemand te krenken.
In 3 stappen:
1. Vraag of je feedback mag geven
Van ongevraagd advies is zelden iemand blij geworden. Men ziet het vaak als een aanval of als kritiek.
Voordat je daarom van wal steekt, check je altijd eerst of de persoon in kwestie openstaat voor feedback. Je zult zelden een ‘nee’ krijgen. Dit vooraf toch checken voorkomt dat positieve of negatieve terugkoppeling koud op iemands dak valt.
“Ik heb zojuist je rapport gelezen en ik heb een aantal op- en aanmerkingen. Mag ik ze delen met je?”
2. Start je feedback met vragen
Heb je toestemming, val dan niet direct met de deur in huis. Laat vooral eerst de ander zijn of haar zegje doen. Hoe? Door hem of haar open vragen te stellen.
Vermijd hierbij ‘waarom’-vragen. Vraag je namelijk waarom zij de keuze heeft gemaakt om de kostenanalyse op die manier op te stellen, dan vraag je naar haar motivatie. Dat is vaak persoonlijk en kan gezien worden als een aanval op haar. Gebruik in plaats daarvan ‘hoe’- en ‘wat’-vragen. Daarmee vraag je naar het proces, iets dat losstaat van je collega.
“… oke. Interessant. En hoe ben je tot die conclusie gekomen?”
3. Vraag of advies mag geven
Nu je een aantal vragen hebt gesteld en de ander de kans hebt gegeven het proces uit te leggen, wil je wellicht advies geven. Vraag ook daarbij of het mag.
Alweer? Ja. Advies geven is namelijk iets anders dan feedback geven. Uit het niets jouw mening geven kan namelijk ook weer negatieve reacties uitlokken, vooral wanneer je het betweterig of belerend brengt.
“Vind je het oké als je een tip geef hierover?”
Kortom:
Feedback geven doe je op die manier. In drie stappen. Je vraagt of het mag, geeft de ander de kans om een aantal zaken te verklaren en vraagt vervolgens of je hem of haar een tip mag geven. Zonder belerend te zijn, zonder de wijsneus uit te hangen.
Feedback ontvangen — luister ernaar
Sta je nou aan de andere kant – jij bent de feedback-ontvanger – dan is het sleutelwoord vooral luisteren. Maar niet voordat je een aantal verhelderende vragen stelt:
1. Vraag om feedback
Maak de ander duidelijk dat je openstaat voor terugkoppeling. Aan het eind van je eigen feedback-geef-gesprek bijvoorbeeld. Zo concreet mogelijk. Dus niet “… heb jij nog tips voor mij?”, maar:
- “Als je een suggestie zou moeten noemen om het project te verbeteren, welke zou dat dan volgens jou zijn?”
- “Als je in mijn schoenen zou staan, hoe zou jij dit dan aanpakken?”
- “Wat zou ik beter kunnen doen om de het team te kunnen leiden?”
Simpel, concreet en duidelijk dat je staat te wachten op iemand input.
2. Wees stil en luister
Wanneer je je vragen hebt gesteld, is het tijd om te luisteren. Dat betekent dus niet direct en instinctief reageren op wat de ander zegt, maar echt je oren de kost geven — ‘actief luisteren’ wordt dit ook wel tijdens een training Feedback Geven genoemd.
Luister naar de ander, let op je non-verbale communicatie en reageer met open vragen — natuurlijk wel pas nadat de andere persoon is uitgepraat.
Kortom:
Feedback ontvangen is in feite de controle overhandigen aan de ander en luisteren naar wat hij of zij te zeggen heeft. Zonder te onderbreken of in de aanval te schieten
Training Feedback Geven leert je beiden
Feedback geven én ontvangen, dus. Zodat je een ander vooruit kunt helpen met constructieve terugkoppeling, maar ook zodat jij leert van een ander. Zonder in de verdediging te schieten of je gesprekspersoon het gevoel te geven dat je hem of haar aanvalt.
Samengevat ziet dat er zo uit:
Feedback geven?
- Vraag of het mag
- Start je feedback met vragen
- Vraag of je advies mag geven
Feedback ontvangen?
- Vraag erom
- Luister ernaar
Voor een betere samenwerking, een goede werksfeer of gewoon om de (werk)relatie goed te houden!
Dit in de praktijk leren?
Wil je bovenstaande tips nou in de praktijk leren, overweeg dan eens om een Training Feedback Geven te volgen. Daar leer je een persoonlijke actieplan opstellen, tal van manieren om feedback te geven en hoe je alle praktische tips die je hebt geleerd, toepast. Onder het genot van onbeperkt koffie en thee, natuurlijk.